De succesvolle moderator

Ervaren conferentiegangers weten het al jaren, een podium geven aan interessante gasten is geen garantie voor een goed gesprek. Maar al te vaak sluiten de vragen en antwoorden op het podium niet aan bij de belevingswereld van het publiek. Het resultaat? Voorspelbare vragen en slim klinkende maar oersaaie antwoorden die de luisteraar ook zelf had kunnen googelen. Om het publiek wakker te houden komen zo nu en dan de “verplichte” vragen vanuit het publiek voorbij. Zie daar het gemiddelde panelgesprek. Hoe je dit kunt voorkomen? Door je te realiseren dat je als moderator niet enkel ‘de gespreksleider’ bent, maar eigenlijk 5(!) rollen tegelijkertijd vervuld.

1. De moderator als organisator

Een van de randvoorwaarden voor een goed gesprek is dat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht. Onduidelijkheid bij de panelleden zorgt voor onrust op het podium. Het is dan ook aan de moderator om te zorgen dat het gesprek soepel en geordend verloopt. Zorg er daarom voor dat je vooraf duidelijke afspraken maakt. Hoe lang duurt het hele gesprek? Wat verwacht je van de sprekers? Mogen ze iets toevoegen wanneer ze willen of moeten ze wachten tot jij ze uitnodigt om iets te zeggen? Welke afspraken je wil hanteren verschilt per gesprek, maar voor ieder gesprek geldt: onduidelijkheid leidt tot onrust.

Om er zeker van te zijn dat iedere spreker weet wat er van hem of haar wordt verwacht, kiezen wij er altijd voor om vooraf telefonisch contact te hebben met alle sprekers. Op die manier krijgen de sprekers ruimte om vragen te stellen. Daarnaast zorgen wij er altijd voor dat de panelleden elkaar voor aanvang van het gesprek al even gesproken hebben. Zo hebben de sprekers tijdens de paneldiscussies meer oog voor elkaar. In de praktijk leidt dit er bijvoorbeeld toe dat sprekers het makkelijker vinden om elkaar bij de voornaam te noemen. Hierdoor kunnen ze makkelijker contact maken en ontstaat er een gestroomlijnd gesprek.

2. De moderator als coach

Een tweede voorwaarde voor een goed gesprek is een vertrouwde omgeving. Wanneer sprekers zich niet op hun gemak voelen, zullen ze minder open antwoorden, minder grappig uit de hoek komen en zich meer vasthouden aan vooraf bedachte teksten. Als moderator moet je daarom altijd in je achterhoofd houden dat de panelleden centraal staan (en niet de moderator!) en dat het daarom jouw taak is om ervoor te zorgen dat de panelleden volledig tot hun recht komen. 

Probeer daarom tijdens de voorbereidende gesprekken te achterhalen hoe de sprekers aankijken tegen het panelgesprek. Merk je dat een spreker enigszins onzeker is over zijn of haar deelname? Zorg er dan voor dat ze precies snappen waarom juist zij een cruciale bijdrage leveren aan dit gesprek. Merk je vooraf dat iemand lang praat of ingewikkelde woorden kiest? Vertel dan op een constructieve wijze dat het voor het panelgesprek belangrijk is om bondige en voor iedereen begrijpelijke antwoorden te geven. Door dit soort zaken vooraf te bespreken, voelen sprekers zich op hun gemak gesteld en komt hun boodschap beter uit de verf.

 3. De moderator als interviewer

De voorbereidingen zitten er op, de panelleden hebben er zin in en iedereen weet wat ze van elkaar kunnen verwachten. Dan kan er niets meer misgaan toch? Helaas, een goede voorbereiding is een noodzakelijke voorwaarde maar geen garantie voor een goed gesprek. Sterker nog, teveel vertrouwen op de voorbereiding is een doodzonde.

Tijdens het gesprek zijn de antwoorden van de panelleden leidend en niet de voorbereiding. Een moderator is daarom geen database van vooraf bedachte vragen die op een vast tijdstip gesteld worden, maar een interviewer die zorgvuldig luistert naar de antwoorden van de panelleden, hierop doorvraagt en de andere panelleden betrekt bij deze antwoorden. Het doel van de voorbereiding is dan ook dat je de materie goed genoeg begrijpt om je tijdens het gesprek flexibel te kunnen opstellen. Die flexibiliteit zorgt ervoor dat je in kunt spelen op de gesprekken die ontstaan op het podium. 

In tegenstelling tot wat sommige gespreksleiders lijken te denken, onthoudt niemand in het publiek die vooraf zo zorgvuldig geformuleerde vraag als die vraag niet aansluit bij het gesprek dat op dat moment plaatsvindt.

4. De moderator als tolk 

Een van de kenmerken van een panelgesprek is dat de panelleden vaak experts zijn binnen hun veld en dus veel meer over het onderwerp weten dan jij. Een van de valkuilen die daardoor ontstaat is dat je als moderator gaat proberen om alle informatie die tijdens het gesprek opkomt  zo snel mogelijk te begrijpen. Om al die complexe informatie een plekje te geven ben je gefocust en denk je mee met de spreker. Dit klinkt logisch maar komt het gesprek niet ten goede. 

Het is namelijk niet jouw taak om een slimme luisteraar te zijn, maar om een tolk te zijn die de woorden van de sprekers vertaalt naar concrete beelden die de toehoorders eenvoudig kunnen begrijpen. De toehoorders zullen namelijk niet altijd actief luisteren, maar het gesprek aanschouwen en  meekrijgen wat ze meekrijgen. Daarom is het de taak van de moderator om je te verplaatsen in het publiek en de vragen te stellen die relevant zijn om hun begrip te vergroten en niet dat van jezelf. Concreet betekent dit, dat wanneer iets onduidelijk is, je geen genoegen neemt met ‘iets ongeveer begrijpen’, maar vraagt om extra uitleg en voorbeelden zodat de zaal begrijpt wat er bedoeld wordt. Wanneer een willekeurige toeschouwer tijdens de borrel de voorbeelden uit het gesprek kan navertellen weet je dat je jouw taak hebt volbracht. 

5. De moderator als gangmaker

Als moderator is het ook jouw taak om ervoor te zorgen dat je het publiek omtovert van passieve luisteraars naar actieve deelnemers. Die actieve bijdrage van de toeschouwers is waar de echte magie ontstaat. Daarom is hopen op een enthousiaste zaal het slechtste wat je kan doen.

In plaats daarvan is het aan jou om de zaal te activeren en enthousiasmeren. Dit is een geleidelijk proces dat start zodra het panelgesprek start (of zelfs wanneer de conferentie begint wanneer je de hele dag leidt) en pas stopt wanneer het volgende programmaonderdeel begint. Wanneer je pas begint na de illustere woorden ‘en, zijn er nog vragen?’ te hebben uitgesproken, ben je veel te laat. 

Om te zorgen dat de toeschouwers zich durven te mengen in het gesprek is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze gedurende het hele gesprek betrokken zijn. Dit hoeft niet te betekenen dat ze de hele tijd de ruimte moeten hebben om te kunnen interrumperen. Je betrekt het publiek ook door je vragen vanuit hun perspectief te stellen. Dus bijvoorbeeld “bedankt voor dat antwoord, als ik nu in het publiek zou zitten zou ik me toch nog afvragen waarom ……” Of “dat is een mooie gedachte, maar hoe kunnen de mensen die hier in de zaal zitten hier morgen direct mee aan de slag?”. Door je vragen op een dergelijke manier te formuleren laat je het publiek zien dat zij er niet zijn om  het gesprek te aanschouwen, maar dat het gesprek plaatsvindt om hen te informeren.